สรุปบทที่ 3

สรุปบทที่3

การพัฒนาระบบสารสนเทศ

ความสำคัญของการวางแผน (Significance of Planning)

1. เพื่อลดปัญหาและความไม่แน่นอนที่จะเกิดขึ้นในอนาคต - ได้มีการเตรียมความพร้อมที่จะพบปัญหาจากสิ่งแวดล้อม

เช่น สภาพเศรษฐกิจ สังคมและการเมือง

2. ทำให้เกิดการยอมรับในแนวความคิดใหม่ ๆ เข้ามาในองค์การ - เพราะมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

3. ทำให้การดำเนินการขององค์การบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ - เป็นการเริ่มต้นและสิ้นสุดในการดำเนินงาน

4. เป็นการลดความซ้ำซ้อนของงาน - ทำให้เรามองเห็นภาพรวมของงานและจัดระบบสารสนเทศได้ตรงกับความต้องการผู้ใช้

5. ทำให้เกิดภาพชัดเจนขึ้น - เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้มีการเลือกแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน

ประโยชน์ของการวางแผน (Advantage of Planning)

1. บรรลุจุดมุ่งหมาย (Attention of objectives) จะต้องมีจุดปลายทางที่กำหนดไว้ความหมายของการวางแผน

การวางแผน คือ การคาดการณ์เหตุการณ์ต่าง ๆ ในอนาคต และตัดสินใจเลือกแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด โดยผ่านกระบวนการคิดก่อนทำ เพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมายที่องค์การได้ตั้งไว้

2. ประหยัด (Economical Operation) งานที่มีระบบ ระเบียบ ทำให้ประหยัดในการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ได้

3. ลดความไม่แน่นอน (Reduction of Uncertainty) เป็นการคาดการณ์เหตุการณ์ในอนาคตล่วงหน้า ลดความไม่แน่นอนได้

4. เป็นเกณฑ์ในการควบคุม (Basic of Control) การวางแผน นำมาซึ่งการควบคุม เพื่อให้การดำเนินกิจกรรมเป็นไปอย่างเรียบร้อยและมีระบบ

5. ส่งเสริมให้เกิดแนวคิดใหม่และการสร้างสรรค์ (Encourage Innovation and Creativity) เป็นการแก้ปัญหาและตัดสินใจทำให้เกิดแนวคิดใหม่ ๆ ในการแก้ปัญหา

6. พัฒนาแรงจูงใจ (Improve Motivation) การวางแผนที่ดีจะเป็นเครื่องมือชื้ให้เห็นถึงความร่วมแรงร่วมใจในการทำงาน

7. พัฒนาการแข่งขัน (Improve Competitive Strength) การวางแผนที่ดีนำมาซึ่งการแข่งขันที่ต้องอาศํยข้อมูลข่าวสารที่ดีด้วย เฉพาะจึงต้องมีการพัฒนาการแข่งขันของตนให้สามารถแข่งขันกับองค์การอื่น ๆ ได้

8. ทำให้เกิดการประสานงานที่ดี (Better Coordination) เป็นการดำเนินการร่วมกันตามแผนงานที่ดี จะช่วยทำให้เกิดการประสานงานที่ดีด้วย

ข้อจำกัดในการวางแผน (Limitation of Planning)

· การขาดข้อมูลที่เชื่อถือได้ - จากแหล่งที่เชื่อถือไม่ได้

· การวางแผนเป็นกระบวนการมองไปข้างหน้า - ผู้บริหารขาดการมองไกล

· เป็นกระบวนการที่ต้องใช้เวลาและสิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย - หากขาดการวางแผนที่ดี นำมาซึ่งการสิ้นเปลือง

· การเข้มงวดเกินไปในการดำเนินการในองค์การ - เป็นอุปสรรคในการคิดริเริ่มและแนวคิดใหม่

· ประสิทธิภาพในการวางแผนอาจมีข้อจำกัดจากปัจจัยภายนอก - เช่นการเกิดสงคราม ภัยธรรมชาติ

ขั้นตอนในกระบวนการวางแผนโดยทั่วไป (Step in Planning Process)

1. การกำหนดวัตถุประสงค์ (Setting Objectives) เป็นแนวทางการปฏิบัติ การดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ

2. พัฒนาข้อตกลงที่เป็นตัวกำหนดขอบเขตในการวางแผน (Developing the Planning Promises) เพื่อคาดการณ์เหตุการณ์ในอนาคตได้ใกล้เคียง

3. พิจารณาข้อจำกัดต่าง ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นในการวางแผน (Reviewing all Possible Limitations on Planning)

หากพิจารณาและคำนึงถึงข้อจำกัด ก็อาจลดหรือหมดไปได้

4. พัฒนาทางเลือก (Developing Alternatives) เป็นการหาทางเลือกที่ดีที่สุด เพื่อประกอบในการปฏิบัติงานและดำเนินงาน

5. ประเมินทางเลือก (Evaluating the Alternatives) ทำการเปรียบเทียบ หาข้อดีข้อเสีย ของแต่ละทางเลือก

6. การเปลี่ยนแปลงแผนสู่การปฏิบัติ (Converting Plan into Actions) เป็นการช่วยให้แนวทางในการดำเนินการปฏิบัติที่ชัดเจนขึ้น คือ การกำหนดนโยบาย ตารางงาน เป็นต้น

ลักษณะของแผนที่ดี (Requirement)

1. แผนควรมีลักษณะที่ชี้เฉพาะมากกว่ามีลักษณะกว้าง - เกิดความชัดเจน ไม่เข้าใจผิด นำไปใช้ผิด ๆ การดำเนินที่ถูกต้อง

2. แผนควรจะจำแนกความแตกต่างระหว่างสิ่งที่รู้และสิ่งที่ไม่รู้ให้ชัดเจน - ทำให้ผู้บริหารได้คำนึงและพิจารณามากขึ้น

3. แผนควรจะมีการเชื่อมโยงอย่างเป็นเหตุผลและสามารถนำไปปฏิบัติได้ - พิจารณา และวิเคราะห์ถึงการนำไปใช้ปฏิบัติงานกล

กลยุทธ์ระดับธุรกิจ หรือในภาษาอังกฤษเรียกว่า Business level strategy มีความหมายว่า เป็นกลยุทธ์ซึ่งมองหาวิธีการว่าจะแข่งขันอย่างไรในแต่ละหน่วยธุรกิจซึ่งบริษัทต้องพยายามที่จะสร้างสิ่งต่าง ซึ่งเป็นสิ่งต่อไปนี้อย่างแรกเลยนะครับคือ ข้อได้เปรียบทางการแข่งขัน(Compititive advantages) หรือ เป็นกลยุทธ์ซึ่งมุ่งที่การผลิตสินค้าและบริการโดยคำนึงถึงความเป็นเอกลักษณ์ ในอุตสาหกรรม มุ่งที่ผู้บริโภคโดยไม่คำนึงถึงราคา (Price-insensitive) มากนัก เป็นการสร้างความแตกต่างให้เหนื่อกว่าคู่แข่งขัน (competitive differentiation)อย่างที่สอง เราต้องมีความเป็นผู้นำด้านต้นทุน (Cost leadership)โดยมีเป้าหมายสำหรับผู้บริโภคที่อ่อนไหวต่อราคา(Price-sensitive) กลยุทธ์ซึ่่งมุ่งที่การผลิตสินค้าที่มีมาตรฐาน(Standardized products)ด้วยต้นทุนต่อหน่วยที่ต่ำอย่างที่สาม เราต้องมีการปรับตัวที่รวดเร็ว (Quick-reponse) บริษัทจะแข่งขันกับบริษัทอื่น ซึ่งมีธุรกิจคล้ายคลึงกัน และนำเสนอผลิตภัณฑ์ที่คล้ายคลึงกัน ในตลาดที่คล้ายกันด้วย ในระดับธุรกิจนี้ ธุรกิจจะเผชิญกับคู่แข่งขัน เผชิญการแข่งขันในด้านการแสวงหาลุกค้า และยอดขายและสิ่งสุดท้ายเลยนั่นก็คือ การมุ่งที่ลูกคัากลุ่มเล็ก (Focus) เป็นกลยุทธ์ซึ่งมุ่งที่การผลิตสินค้าและบริการที่ตอบสนองความต้องการของลูกค้ากลุ่มเล็ก

การวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Planning) คือ จุดเริ่มต้นของกระบวนการจัดการเชิงกลยุทธ์
การวางแผนเชิงกลยุทธ์ ประกอบด้วย •ขั้นตอนการศึกษาข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับสถานภาพ(สถานการณ์)ขององค์กร
•การนำข้อมูลที่รวบรวมได้มาวิเคราะห์หรือสังเคราะห์
•การนำสิ่งที่ได้(ข้อมูลที่รวบรวมได้) ไปใช้ในการวางทิศทางขององค์กร
•จากนั้นจึงกำหนดกลยุทธ์ว่าควรทำอย่างไร (เพื่อให้ได้ตามทิศทางที่กำหนดไว้)

การวางแผนกลยุทธ์ ต้องตอบโจทย์คำถาม 3 ประการให้ได้
1.ทำอย่างไรองค์กรจึงจะสามารถตอบสนองวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์
2.ทำอย่างไรทุกคนในองค์กรจึงจะทำงานไปในทิศทางเดียวกันตามกลยุทธ์ที่วางไว้
3.จะวัดหรือติดตามความคืบหน้าของการดำเนินการตามกลยุทธ์ได้อย่างไร

ขั้นตอนที่สำคัญในการวางแผนเชิงกลยุทธ์ จะต้องให้ความสำคัญกับ
1.วิเคราะห์สภาพแวดล้อม โดยพิจารณาจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส อุปสรรค ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
2.จัดวางทิศทางขององค์กร โดยกำหนดวิสัยทัศน์ พัธกิจ(ภารกิจ) และวัตถุประสงค์ขององกรค์อย่างชัดเจน
3.กำหนดกลยุทธ์โดยพิจารณาความเหมาะสม และการสามารถไปปฎิบัติได้จริง จากการวิเคราะห์ทางเลือกด้วยเทคนิคต่าง ๆ
4.ปฎิบัติตามกลยุทธ์ โดยดำเนินงานตามแผนที่กำหนดไว้ คำนึงถึงโครงสร้างขององค์กร และวัฒนธรรมขององค์กร เพื่อนำไปสู่ความสำเร็จและเกิดความเชื่อมโยงอย่างเป็นระบบ
5.ความคุมเชิงกลยุทธ์ โดยติดตามผลการปฎิบัติงาน ประเมินผลกระบวนการและผระเมินผลสำเร็จขององค์กร

กระบวนการวางแผนเชิงกลยุทธ์มักจะนำไปใช้เมื่อเราต้องการ 1.เปลี่ยนทิศทางและผลการดำเนินงานทางธุรกิจ
2.สร้างกรอบการทำงานที่ต้องอาศัยการตัดสินใจในองค์กร
3.กำหนดสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมในเรื่องการตัดสินใจเกี่ยวกับงบประมาณและการประเมินผลการดำเนินงาน
4.ฝึกอบรมผู้บริหารเพื่อพัฒนาการใช้ข้อมูลในการตัดสินใจให้ดียิ่งขึ้น
5.เพิ่มความมั่นใจในทิศทางการดำเนินธุรกิจ

เกณฑ์ที่สำคัญในการพิจารณากลยุทธ์ (การวางแผน)
1.เป็นกลยุทธ์ที่ตอบสนองต่อสภาพแวดล้อมภายนอก
2.เป็นกลยุทธ์ที่สร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน
3.เป็นกลยุทธ์ที่สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ พันธกิจและวัตถุประสงค์ในะยะยาว
4.เป็นกลยุทธ์ที่มีความยืดหยุ่น เหมาะสม
5.เป็นกลยุทธ์ที่เป็นไปได้

หลักการ ที่ควรคำนึงถึงในการวางแผนเชิงกลยุทธ์
1.ลักษณะธุรกิจที่ดำเนินการอยู่ (What business you are in?)
2.ลักษณะธุรกิจในอนาคต (Where do you want to go?)
3.สภาพแวดล้อม (Environment)
4.การจัดสรรทรัพยากร (Resources allocation)
5.การปฎิบัติงานให้บรรลุผลตามวัตถุประสงค์ (Achievement)

กฎของการวางแผนเชิงยุทธ์
1.การแปลงกลยุทธ์ไปสู่ทีมปฎิบัติการต่าง ๆ โดยสร้างให้เกิดความเข้าใจพื้นฐานร่วมกัน ซึ่งทุกคนจะรู้เป้าหมายของตนเองอย่างชัดเจน ว่าตนเองต้องทำอะไรบ้าง
2.ปรับองค์กรให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ เพราะแต่ละหน่วยงานย่อมมีบทบาทหน้าที่ มีองค์ความรู้และวัฒนธรรมที่แตกต่างกัน การจะทำให้กลยุทธ์ได้รับการปฎิบัติและดำเนินไปอย่างราบรื่นนั้น จำเป็นต้องปรับองค์กรให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ เพื่อสร้างให้องค์กรมีเอกภาพและเข้มแข็ง
3.ทำให้กลยุทธ์เป็นเสมือนงานประจำวันของทุกคน ต้องทำให้ทุก ๆ คนเข้าใจกลยุทธ์ และสามารถทำงานประจำวันของตนไปในทิศทางที่สอดคล้อง สนับสนุนความสำเร็จของกลยุทธ์ ซึ่งไม่ใช่การสั่งการจากบนลงล่าง แต่เป็นการสื่อสารระหว่างทั้งสองระดับ
4.ขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงด้วยภาวะผู้นำที่เข้มแข็ง

ปัญหามักเกิดขึ้นในการนำกลยุทธ์ไปปฎิบัติ 1.วิสัยทัศน์ พันธกิจ(ภารกิจ) ไม่ชัดเจน รวมถึงวัตถุประสงค์ไม่สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ และภารกิจหลักขององค์กรทำให้เกิดการขัดแย้งเชิงกลยุทธ์
2.การขาดภาวะผู้นำและทิศทางที่ชัดเจนของผู้บริหาร
3.สภาพแวดล้อมเปลี่ยนแปลงไป มีปัจจัยภายนอกซึ่งไม่สามารถควบคุมได้เกิดขึ้น โดยที่องค์กรไม่มีแผนฉุกเฉินรองรับ
4.หน่วยธุรกิจ และหน่วยงานต่าง ๆ ขาดการประสานงานที่ดีในองค์กร มีระบบสารสนเทศที่ไม่สามารถติดตามผลการดำเนินงานต่าง ๆ ได้
5.การพัฒนาความสามารถของพนักงานไม่เพียงพอ ไม่มีการระบุงานทั้งหมดไว้ ทำให้ไม่สามารถจัดสรรทรัพยากรได้อย่างเหมาะสม

 

โดย  ดวงดาว จำปาทอง